Fonctionnement des instances statutaires des associations et autres acteurs de l'économie sociale dans le cadre de la période de confinement

Le 17 mars dernier, une période de confinement a été mise en place dans notre pays afin de faire face à l’épidémie du Covid-19.

Dans ce contexte 2 ordonnances (n°2020-318 et n°2020-321 du 25 mars 2020) viennent préciser, et même déroger aux règles de droit commun concernant le fonctionnement de la vie statutaire notamment des organisations de l’économie sociale.

Qui est concerné ?

Ces ordonnances sont applicables aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, ce qui couvre un large champ.

Certaines formes sociales sont même précisées dans l’ordonnance n°2020-321 (liste non exhaustive) :

> Les groupements d’intérêt économique (GIE)
> Les coopératives
> Les mutuelles
> Les fonds de dotation
> Les associations et les fondations

A notre avis, même si ces textes ne dénomment pas de façon exhaustive toutes les personnes morales visées, on peut considérer que toutes les personnes morales peuvent bénéficier de ces dispositions. Ce point sera certainement confirmé prochainement.

Période d’application et mesures phares

Il convient de se reporter à ces 2 ordonnances pour analyser chaque cas de figure. Toutefois, nous pouvons mettre en avant les mesures suivantes.

L’ordonnance 2020-318 concernent les entités précisées ci-avant, clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par l’article 4 de la loi du 23 mars 2020.

> Les délais imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant, ou pour convoquer l’assemblée chargée de procéder à cette approbation, sont prorogés de trois mois.

A titre d’exemple, une association qui clôture ses comptes le 31 décembre 2019 et qui statutairement doit tenir son AG dans les 6 mois (30 juin 2020), dispose d’une dérogation jusqu’au 30 septembre 2020 pour tenir son AG.

> Le délai imposé aux organismes de droit privé par le sixième alinéa de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000 (compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses effectuées à l’objet de la subvention communiqué dans les 6 mois suivant la fin de l’exercice pour lequel elle a été attribuée) est prorogé de trois mois.

L’ordonnance 2020-321 est applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

Quorum de l’AG et visioconférence / conférence téléphonique : Sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, l’organe mentionné à l’article 4 de ladite ordonnance ou son délégataire peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification. Les autres personnes ayant le droit d’assister aux séances des assemblées peuvent y assister par les mêmes moyens.

Modalités de communication des informations en amont de l’AG : Lorsque l’entité est tenue de faire droit à une demande de communication d’un document ou d’une information à un membre d’une assemblée, préalablement à la tenue de celle-ci, cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite.

Capacité délibérative des CA en visioconférence / conférence téléphonique : Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet, ni ne puisse s’y opposer, sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective

Toutes ses mesures sont essentielles pour le bon fonctionnement des entités durant la période de confinement.

Toutefois, nous attirons votre attention sur les procédés de visioconférence / conférence téléphonique qui doivent permettre d’authentifier les administrateurs ou membres de l’Assemblée Générale lors de l’ouverture des dites réunions.