Les associations sont souvent caractérisées par une grande diversité de missions ou projets, et la seule comptabilité générale ne permet pas toujours d’en mesurer l’efficacité. La mise en place d’une comptabilité analytique peut alors se révéler un outil précieux de pilotage et de gouvernance, à condition qu’elle soit bien réfléchie en amont.
Pourquoi mettre en place une comptabilité analytique au sein de l’association ?
Les associations ont pour la plupart l’obligation de tenir une comptabilité générale. Cette comptabilité permet, à la fin de chaque exercice et même en cours d’année, d’obtenir une vision des opérations de la période écoulée et de sa situation patrimoniale.
Néanmoins, bon nombre d’associations mènent plusieurs missions et/ou plusieurs projets en parallèle, ce qui nécessite alors un suivi plus précis. Ce suivi peut être réalisé de façon « extra-comptable », via différents outils de type tableur. Néanmoins, une autre possibilité moins fastidieuse s’offre aux associations : la comptabilité analytique.
Au-delà de la comptabilité générale qui classe les charges et produits par nature (personnel, eau, gaz, entretien…), la comptabilité analytique les affecte par destination (par projet, par section…). Elle répond ainsi aux besoins des associations, et ce quelle que soit leur activité : social, médico-social, enseignement, sport…
Comment réussir la mise en place d’une comptabilité analytique dans une association ?
Il est très important de bien penser la comptabilité analytique avant de se lancer. Le cas échéant, la réalisation d’un audit financier permettra de remettre à plat la structure financière de l’association, en fonction de ses projets et objectifs.
Définir les axes analytiques
La première étape consiste donc à définir les axes analytiques en fonction des informations que l’on veut obtenir en fin d’exercice : résultats par projet, par activité autonome, résultat par section. Les axes analytiques doivent être clairement distincts et suffisamment significatifs. Il pourra être envisagé de créer un axe destiné à enregistrer les frais mutualisés, ou frais de siège. Cela permettra de suivre ces dépenses dans le temps et d’en faciliter la répartition entre les autres activités. L’essentiel est de ne pas créer un nombre d’axes trop important, ce qui rendrait la tenue et l’analyse trop complexe.
S’assurer que l’outil est compatible
Le logiciel comptable doit être en capacité, pour chaque enregistrement comptable, d’affecter les charges et les produits à un axe analytique. En fonction des besoins, il peut être nécessaire que le logiciel soit en capacité de gérer à la fois des axes analytiques, mais également des plans analytiques. Les plans analytiques permettent d’affecter chaque produit et chaque charge deux fois (ex : plan 1 – sites / plan 2 – dispositif)
Enfin, pour certaines activités, il convient également de suivre les comptes de bilan en analytique. Dans le secteur médical notamment, il s’agit d’une obligation réglementaire. Aussi, il convient d’être vigilant quant à cette possibilité offerte ou non par le logiciel utilisé par l’association.
Définir la mise en place d’une procédure de recensement de la destination
Une fois les axes (et le cas échéant les plans) analytiques définis, il est essentiel de définir une procédure permettant de recenser les affectations analytiques. En effet l’information doit être transmise au service comptable de façon fluide et organisée, afin d’une part de fiabiliser les imputations, mais également ne pas perdre de temps à les rechercher.
Définir les clés de répartition
Un bon nombre de charges et de produits sont directement affectables à une activité ou un projet, ce qui facilite les imputations. En revanche, pour une partie ceux-ci peuvent être mixte. Dans ce cas, des clés de répartition doivent être définies. Elles doivent être directement en lien avec la nature des dépenses : il peut s’agir de m², d’heures ou encore du total des charges.
Ces clés de répartition doivent être définies en amont et ne pas être modifiées chaque année (sauf évènement important, tel que la création ou la fermeture d’une activité).
Quels sont les avantages de la comptabilité analytique pour une association ?
La comptabilité analytique permet de produire des bilans d’actions rapidement aux financeurs. Cela permet ainsi de répondre rapidement et précisément aux demandes qui sont faites de plus en plus régulièrement dans le cadre du suivi et des contrôles des subventions publiques accordées.
De plus, afin que les balances analytiques qui résultent de la comptabilité analytique ne deviennent des outils trop complexes pour la gouvernance associative et constitue un réel outil d’aide à la décision, des états de synthèse doivent être construits afin d’éclairer correctement les décideurs associatifs.
En synthèse, la comptabilité analytique permet de donner une réelle vision de chaque activité de l’association. Il s’agit d’un outil de pilotage efficace pour la gouvernance associative. Elle permet notamment de prendre des décisions quant à l’évolution ou la poursuite de certaines activités, ou bien d’identifier des évolutions nécessaires dans la mise en œuvre de projets. Néanmoins, afin que cet outil ne devienne pas une « usine à gaz », la mise en place d’une comptabilité analytique nécessite certain nombre de précautions à anticiper au préalable.
