Tenir le Conseil d’Administration de son association en visioconférence
Dans ce contexte de pandémie et confinement, les associations peuvent-elles tenir leur Conseil d'Administration en visioconférence ? Notre commissaire aux comptes et notre juriste spécialisés dans le secteur associatif vous apportent leurs recommandations pour recourir à la visioconférence.
Alors qu’un certain nombre de Conseils d’Administration d’associations sont prévus afin notamment d’arrêter les comptes annuels, le 17 mars dernier, une période de confinement a été mise en place dans notre pays.
La question se pose alors de savoir si les membres du Conseil d’administration peuvent recourir aux moyens de visioconférence pour tenir leur réunion et valablement délibérer.
Réunir le Conseil d’Administration par visioconférence : réponse dans les statuts de l’association
Une association définit librement ses règles de fonctionnement dans ses statuts et le cas échéant dans son règlement intérieur associatif.
Les modalités de convocation, de tenue de la réunion, de quorum ou encore de délibération du Conseil d’Administration sont ainsi encadrées.
Un arrêt 12 avril 2018 de la Cour d’Appel de Rennes apporte un commentaire important, à savoir qu’un Conseil d’Administration ne peut valablement se réunir et délibérer par une réunion téléphonique (au cas particulier de l’arrêt cité) si les statuts ne prévoient pas cette possibilité.
Aussi, quelle position tenir si les statuts ne prévoient pas la visioconférence ?
Tenir les réunions du Conseil d’Administration de son association en visioconférence : notre recommandation
Pour les associations qui n’ont pas prévu le recours à la visioconférence pour tenir leurs réunions de Conseil d’Administration, les administrateurs peuvent se réunir en visioconférence pour échanger sur les sujets en cours, mais ceux-ci ne pourront pas délibérer.
Il conviendra de « re-convoquer » le Conseil d’Administration à l’issue de période de confinement afin de régulièrement délibérer.
Pour les associations qui ont prévu le recours à la visioconférence pour la tenue de leurs réunions de Conseil d’Administration, nous recommandons d’être vigilant quant aux modalités pratiques, l’accord explicite de tous les membres du Conseil d’Administration constituera une sécurisation. De plus la question se pose pour les délibérations soumises au vote à bulletin secret.
Il sera également possible de recourir au vote par correspondance si cette modalité est prévue dans les statuts ou le règlement intérieur.
Les auditeurs, les juristes et les consultants TGS France spécialistes du secteur associatif sont présents aux côtés des responsables d’association pour sécuriser les missions de leur organisation.
NB : Le 25 mars 2020, deux ordonnances sont venues modifier le fonctionnement des instances statutaires des associations et autres acteurs de l’économie sociale et solidaire. TGS France décrypte pour vous les changements apportés par ces deux ordonnances dans cet article.
