Alors que la crise sanitaire persiste et qu’un flou subsistait sur les modalités de tenue des Conseils d’administration et Assemblée Générale durant cette période, une nouvelle ordonnance n°20202-1497 a été publiée au Journal Officiel le 3 décembre 2020, portant prorogation et modification de l'ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales, des associations et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19.
Voici en résumé les principales précisions apportées aux dispositions initiales de l’ordonnance n°2020-321.
Recours possible à la visio-audio conférence pour la tenue de l’assemblée générale
La possibilité de recourir à la visioconférence est confirmée dans les conditions fixées aux articles 4 et 5 de l’ordonnance n°2020-321. L’organe compétent est autorisé à tenir l’assemblée générale à huis clos, c’est-à-dire hors la présence des membres de l’association ou de toutes personnes ayant le droit d’y assister. Dans le respect d’une procédure plus démocratique, il peut également décider de proposer aux membres la participation aux Assemblées Générales par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, sous réserve de disposer du matériel permettant la retranscription des débats et l’identification des participants.
Le recours au huis clos est encadré en limitant cette possibilité aux cas dans lesquels les mesures restrictives en vigueur à la date de la convocation de l’assemblée ou à la date de sa réunion font effectivement et concrètement obstacle à la présence physique de ses membres à cette dernière. Les mesures peuvent être des mesures limitant ou interdisant les rassemblements pour des motifs sanitaires mais également les mesures limitant ou restreignant la libre circulation pour les mêmes raisons.
Assouplissement du recours au vote par correspondance
Alors que la rédaction initiale de l’ordonnance n°2020-321 interdisait le recours au vote par correspondance pour les groupements de droit privé dont les dispositions statutaires ou le règlement intérieur ne le prévoyaient pas expressément. L’ordonnance n°2020-1497 étend la mesure à tous les groupements de droit privé, même en l’absence de disposition légale.
Absence de nullité pour défaut de convocations des membres
Il est précisé qu’aucune nullité de l’assemblée générale n’est encourue en cas de non-respect de l’envoi des convocations par voie postale lorsque les circonstances extérieures au groupement de droit privé n’ont pas permis l’envoi des convocations conformément aux dispositions de statuts et/ou du règlement intérieur.
De même, elle précise que la modification du lieu de l'assemblée ne donnent pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constituent pas une irrégularité de convocation.
L’ensemble des dispositions du décret 2020-321 sont ainsi prorogées jusqu’au 1er avril 2021.
Les dispositions relatives aux tenues des Conseil d’Administration demeurent inchangées.
Un décret devrait être publié très prochainement afin de préciser un certain nombre de dispositions.
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