La piste d'audit fiable : une opportunité de progrès

La piste d’audit fiable (PAF) est un sujet d’actualité à plusieurs titres. Mais trop peu d’entreprises, et notamment de PME, comprennent ce qui se cache sous cette réglementation. Les risques sont pourtant très importants et le sujet mérite de s’y intéresser plus en détails.

Qu’est-ce que la piste d’audit fiable ?

Depuis le 1^er janvier 2013 (article 289 VII du CGI), suite à la transposition d’une directive européenne, trois modes de facturation coexistent :

• L’échange EDI ;
• La facture sécurisée « Référentiel Général de Sécurité » (RGS**) ;
• Les autres formats de facture (Papier, PDF simple, PDF RGS*)

Pour ouvrir droit à déduction, les pièces justificatives relatives aux opérations considérées doivent être des pièces d’origine. L’assujetti doit conserver un double de tous les documents émis.

Pour les deux premiers modes de facturation, le caractère d’origine de la facture ne pose pas de problème car le niveau de sécurisation du flux est considéré par l’administration fiscale comme suffisant. Pour les autres moyens cités (papier, PDF), l’administration est demandeuse d’une documentation PAF pour justifier l’origine de la facture.

Depuis 2013 donc, la documentation d’une piste d’audit fiable est obligatoire pour justifier le flux entre les factures émises/reçues et la livraison de biens ou la prestation de service réalisée. Les entreprises doivent décrire le processus de facturation (achat et vente), les contrôles mis en place permettant de vérifier la réalité de la facture, et si la prestation rendue (ou le bien livré) est conforme à la présentation qui en est faite sur la facturation (en quantité et en qualité).

La piste d’audit fiable, qui est concerné ?

Toutes les entreprises sont concernées par la piste d’audit fiable mais l’administration fiscale précise que la documentation doit être adaptée à la taille de l’entreprise. Ainsi, il est prévu :

• Pour les TPE, une « documentation orale » ;
• Pour les PME, une documentation écrite synthétique ;
• Pour les grandes entreprises, une documentation écrite détaillée.

Attention, la « documentation orale » d’une TPE ne dédouane pas l’entreprise d’avoir une connaissance précise de ses flux et d’être en capacité de répondre à l’administration fiscale en cas de contrôle. Cela nécessite donc au moins un diagnostic pour identifier les forces et les faiblesses de l’organisation actuelle au regard de la piste d’audit fiable pour y apporter des améliorations et sécuriser certains éléments.

La piste d’audit fiable, pourquoi maintenant ?

En 2014 est arrivé le FEC (Fichier des Ecritures Comptables). Priorité de l’administration fiscale, les contrôles ont majoritairement porté sur cette mise en place du FEC. Aujourd’hui, cette obligation est plutôt bien ancrée dans les habitudes des sociétés et sa mise en place plutôt systématique. Les contrôles fiscaux appuient donc davantage sur le respect de la PAF. En 2018, l’administration se dote de méthodes et moyens de lutte renforcés ; la fraude à la TVA devient un enjeu fort.

Dans certaines parties de l’hexagone, notamment dans l’Est, le contrôle de la piste d’audit fiable est devenue automatique. La pratique se généralise et tend à se déployer sur l’ensemble du territoire.

Il est donc dorénavant nécessaire d’anticiper et de se mettre en conformité avec la législation.

Piste d’audit fiable : quels sont les risques ?

Les risques en cas de défaut de communication de la PAF lors d’un contrôle fiscal sont les suivants :

• Rejet de la TVA déductible sur 3 ans
• Remise en cause des exonérations de TVA non collectée à l’émission

Et dans la mesure où les factures concernées ne sont pas considérées comme d’origine (=  légales), la sanction peut aller jusqu’au rejet pur et simple de la comptabilité (cas observé récemment en région parisienne).

Il n’y a aucune contestation possible et l’application de la sanction est de droit. L’Etat estime à 20 milliards d’euros la perte consécutive à la fraude à la TVA, et l’insistance du contrôle de la piste d’audit fiable est motivée par ce manque à gagner pour les autorités françaises.

Piste d’audit fiable : quelle méthodologie ?

Bien que la mise en place d’une PAF soit une contrainte supplémentaire pour l’entreprise, comme en son temps le Document Unique de Sécurité (DUS), il est conseillé de la rédiger afin de se mettre en conformité. Les textes n’étant pas d’une grande clarté sur le format de cette rédaction, un accompagnement par un expert peut s’avérer précieux en temps et en sécurité.

La méthodologie de rédaction d’une piste d’audit fiable se déroule en 3 étapes principales :

Etape 1 : Etat des lieux

Il est important de faire le point sur le nombre de PAF à rédiger. En effet, il faut rédiger une PAF par type de flux de facturation. Par exemple, le fonctionnement d’une commande d’achat peut être multiple. Aussi, il faut documenter une PAF par flux.

Exemple :

A. Devis-Commande-Livraison-Facturation-Paiement-Archivage : 1 PAF

B. Commande par téléphone-livraison-Facturation-Paiement-Archivage : 1 PAF

Etape 2 – Cartographie des processus Achat et Vente et Analyse et description des contrôles existants

Il convient de décrire sous la forme d’un « flow chart » les processus de facturation et de détailler tous les contrôles qui sont mis en place à chaque étape pour démontrer le niveau de sécurité du flux.

Etape 3 – Rédaction de la documentation / Rapport et recommandation

La PAF doit être documentée de manière à pouvoir être transmise en cas de contrôle fiscal et, annuellement, un rapport doit être émis présentant les tests effectués, les résultats observés et les éventuelles corrections apportées.

La documentation de la piste d’audit fiable doit permettre à l’administration fiscale de remonter toutes les opérations liées à une transaction et de contrôler tous les documents attachés : devis, bon de commande, bon de livraison, bon de transport, facture, paiement, etc. En cascade, un archivage complet est donc nécessaire pour une bonne traçabilité : stockage disponible sur les serveurs, méthodologie de numérotation des pièces, etc.

La documentation d’une piste d’audit fiable est un projet plutôt transversal : service achat, comptabilité, informatique, etc. Les compétences requises sont multidisciplinaires.

La contrainte de la piste d’audit fiable, également levier de progrès ?

La documentation de la PAF nécessite de cartographier ses flux d’achat et de vente. Les entreprises qui ont une certification ISO sont habituées à ces démarches. Elles ont documenté leurs différents processus. Ainsi, ce travail, certes chronophage, dégage en sortie une vision poussée de son fonctionnement, avec mesures correctives à l’appui et amélioration de certaines méthodologies. Les process d’achats et de ventes, mais également plus largement la production, les fonctions support ou encore le management, peuvent tirer profit d’une documentation piste d’audit fiable.

L’analyse de processus consiste à décrire leur fonctionnement mais il convient également de :

• travailler sur les interfaces entre les processus : le contrat d’interface est-il formalisé ? Est-il contrôlé ? Un plan de progrès est-il en place ?
• conduire une analyse de risque des processus : quel est le degré de risque que le processus ne délivre pas un produit/service de qualité, conforme aux besoins de son utilisateur (défini dans le contrat d’interface). Si le risque est jugé comme trop élevé, il est possible de prendre immédiatement des mesures d’amélioration ou de programmer un chantier Kaizen.
• faire une analyse de la maturité du processus : où en est la maîtrise du processus à ce jour ? Peut-on le qualifier d’excellent ?

La rédaction de la piste d’audit fiable est l’opportunité de faire un état des lieux et de redéfinir les objectifs de l’ensemble des processus afin d’optimiser leurs caractéristiques principales : débit, vitesse, qualité.

Autant dans l’accompagnement à la rédaction de la piste d’audit fiable que dans l’analyse plus générale des processus, nos experts TGS France possèdent l’ensemble des compétences pour vous appuyer dans cette démarche.